転職の履歴書の書き方とコツ｜通過率を上げる項目別のポイントを編集部が徹底的に解説

転職活動の履歴書、なんとなくの自己流で書いていませんか。書き方ひとつで書類選考の通過率は大きく変わります。しごとーる編集部が基本ルールから項目別のコツ、NG例まで一次情報を交えて解説します。

履歴書ひとつで書類選考の結果が変わる理由

採用担当者は1人の応募者にかけられる書類確認の時間を数分程度しか取れないケースが多いといわれています。その短い時間の中で、誤字脱字や空欄の多い履歴書、読みにくいレイアウトの履歴書は「仕事も雑なのでは」という印象につながりかねません。

逆にいえば、履歴書は特別な経歴がなくても書き方の工夫だけで印象を底上げできる書類です。しごとーる編集部では、転職経験者への取材や複数の転職エージェントの選考基準をもとに、履歴書作成でつまずきやすいポイントを整理しました。

実際に編集部が転職経験者数名にヒアリングしたところ、書類選考の通過率が上がったと感じた時期は「志望動機の内容を変えたとき」よりも「基本的な体裁のミスをなくしたとき」だったという声が複数ありました。内容の作り込みだけに気を取られがちですが、まずは土台となる基本ルールから見直していきましょう。

なお、履歴書とあわせて提出する職務経歴書の書き方に不安がある方は、転職の職務経歴書の書き方もあわせて確認しておくと、書類全体の完成度が上がります。

履歴書作成の基本ルール6つ

まず押さえておきたいのが、内容以前の「体裁」に関する基本ルールです。ここが崩れていると、どれだけ経歴が良くても第一印象で損をしてしまいます。しごとーる編集部が特に重要だと考える6つのポイントを表にまとめました。

項目	ポイント
サイズ	郵送・メールともにA4サイズが主流。企業指定がある場合はそちらを優先する
証明写真	直近3か月以内に撮影したもの。スーツ着用・正面向き・背景無地が基本
筆記用具・フォント	手書きは黒の油性ボールペン、パソコンは明朝体かゴシック体で統一する
年号の統一	和暦と西暦の混在は厳禁。書類全体でどちらかに統一する
空欄	空欄はなるべく作らない。該当がなければ「特になし」と記入する
修正	手書きの場合、修正液・二重線での訂正は避けて書き直す

この6項目は、どの業界・職種の選考でも共通して見られるチェックポイントです。特に和暦と西暦の混在は、本人が気づかないまま提出してしまうケースが多いため、最後に必ず見直しましょう。

証明写真についても補足しておきます。スマートフォンの自撮り写真やスナップ写真の切り抜きは、画質や表情の面で不利になりやすいため避けたほうが無難です。写真館やスピード写真機で撮影し、なるべく直近の自分に近い印象のものを選びましょう。髪型や服装が現在と大きく異なる写真も、面接時の印象とのギャップにつながるため注意が必要です。

手書きとパソコン作成、しごとーる編集部の結論

「履歴書は手書きとパソコン、どちらが好印象なのか」という質問は非常によく聞かれます。結論として、現在は多くの企業でパソコン作成が主流であり、応募先から手書き指定がない限りはパソコンで作成して問題ありません。

作成方法	向いているケース
パソコン作成	IT・事務・営業など幅広い職種。修正が容易で複数社への使い回しもしやすい
手書き作成	接客業・伝統工芸・企業側から手書き指定がある場合

手書きの方が丁寧な印象を与えられると考える採用担当者も一部にはいますが、それ以上に誤字脱字がなく読みやすいことの方が重視される傾向にあります。迷った場合はパソコン作成を選び、余った時間を志望動機や自己PRの内容の作り込みに使う方が、選考通過率への影響は大きいでしょう。

パソコンで作成する場合は、フォントサイズを10.5〜11ポイント程度に統一し、行間を詰めすぎないことも読みやすさのポイントです。写真データは解像度が低いと印刷時にぼやけるため、高解像度のスキャンデータを使いましょう。

PDF変換前に、Wordのバージョン違いによるレイアウト崩れがないかも確認しておきましょう。特に写真の位置がずれていないか、表の罫線が消えていないかは見落としやすいポイントです。

履歴書作成にかかる時間の目安とスケジュール

履歴書1枚を丁寧に仕上げるには、写真撮影や情報整理を含めると1〜2時間程度を見込んでおくと安心です。志望動機や自己PRの文章を練る時間まで含めると、半日程度かかることも珍しくありません。

複数社に同時応募する場合は、共通して使える基本項目のテンプレートを先に作っておき、志望動機・自己PR欄だけを応募先ごとに書き換える方法が効率的です。余裕を持って2〜3日前から準備を始めると、見直しの時間も確保できます。

日付・氏名・住所欄の書き方のコツ

基本項目は簡単に見えて、意外とミスが起きやすい部分です。ここでは3つの項目に絞って、実務で見落とされがちなポイントを解説します。

特に日付欄は作成日ではなく提出日を書くのが原則である点を見落としがちです。郵送前に作成しておいたまま日付を直し忘れて投函してしまうケースが少なくないため、封筒に入れる直前にもう一度確認しましょう。

電話番号やメールアドレスの欄も、日中に確実に連絡が取れる番号・アドレスを記入することが重要です。在職中の転職活動では、現職の連絡先ではなく私用の携帯電話番号やプライベートのメールアドレスを使うのが基本マナーとされています。

学歴・職歴欄の書き方のコツ

学歴・職歴欄は転職活動における履歴書の中心となる部分です。学歴は高等学校の入学から書き始めるのが一般的で、学校名・学部学科名は略さず正式名称で記入します。

職歴欄では、会社名を正式名称で記入したうえで、入社・退社・部署異動・役職変更のタイミングを時系列で漏れなく記載することが重要です。在籍期間が短い会社があっても、意図的に省略すると経歴詐称とみなされるリスクがあるため、必ず記載しましょう。

「短期離職の経歴を隠して書類を出したら、面接で経歴の整合性を突っ込まれて余計に印象が悪くなった。正直に書いて理由を一言添えた方が結果的にスムーズだった」（20代・営業職）｜転職経験者への取材をもとに編集部が作成した例

職歴欄の最後には「以上」の一文字を右詰めで記入し、欄が締めくくられていることを明示します。この一文字を忘れる応募者は意外と多いので、提出前のチェックリストに加えておきましょう。

会社名が合併・社名変更している場合は、当時の正式名称で記入し、括弧書きで現在の社名を補足すると親切です。派遣社員として勤務していた期間がある場合は、派遣元・派遣先の両方を記載するのが基本ルールとされています。

アルバイトやパートの経験は、正社員としての職歴とは別に書く必要はありませんが、応募職種と関連が深い場合は自己PR欄で補足するとプラスに働くことがあります。転職回数が多い場合も、無理に隠さず、それぞれの転職理由を簡潔に整理しておきましょう。

資格・免許欄の書き方

資格・免許欄は、応募職種に関連する資格から優先して記載します。正式名称で記入し、取得年月も忘れずに書きましょう。学習中の資格がある場合は「〇〇資格取得に向けて学習中」と記載すると、意欲のアピールにつながります。

普通自動車運転免許のように応募職種と直接関係のない資格でも、業務に必要な場合は記載します。逆に応募職種と全く関係のない資格を大量に羅列すると、かえって焦点がぼやけた印象を与えることがあるため、取捨選択も意識しましょう。

資格がない、あるいは応募職種に関連する資格を持っていない場合は、無理に書こうとせず「特になし」と記入して問題ありません。空欄よりも一言記入されている方が丁寧な印象につながります。

志望動機・自己PR欄のコツ

志望動機・自己PR欄は、履歴書の中でも採用担当者が最も注目する項目のひとつです。テンプレート的な文章になりがちな欄だからこそ、応募先企業ならではの内容を1つでも盛り込むことが差別化につながります。

具体的な書き方のステップやNG例まで詳しく知りたい方は、転職の志望動機の書き方で詳しく解説しています。あわせて確認しておくと、この欄の完成度がぐっと上がります。

自己PR欄では、経験した業務内容ではなく、そこから得たスキルや強みを中心に書くことがポイントです。数字で示せる実績があれば積極的に盛り込みましょう。文字数の目安は、志望動機・自己PRともに150〜200字程度でまとめると読みやすく、要点が伝わりやすくなります。

結論を先に書き、その後に具体的なエピソードを添える「結論ファースト」の構成を意識すると、限られた欄でも説得力のある文章になります。特に読み手は最初の一文で興味を持つかどうかを判断する傾向があるため、書き出しには特に力を入れましょう。

職種別に見る、自己PR欄でアピールしたいポイント

自己PR欄で伝えるべき強みは、応募する職種によって変わります。しごとーる編集部が職種別に整理した切り口を表にまとめました。自分の経験と照らし合わせながら参考にしてください。

職種	アピールの切り口の例
営業職	目標達成に向けた行動量、顧客との関係構築力
事務職	正確性、複数業務の並行対応力、改善提案の実績
ITエンジニア	扱える技術・言語、開発規模、チームでの役割
接客・販売	目標数値の達成経験、クレーム対応力、チーム連携

ここに挙げた切り口はあくまで一例です。自分の経験の中から応募先が求める人物像に近いエピソードを選び、具体的な数字や状況を添えて説明すると説得力が高まります。

未経験・第二新卒・在職中、状況別の書き方の工夫

未経験の職種に挑戦する場合は、これまでの経験の中から応募先の業務に活かせる要素を探し、自己PR欄で丁寧に橋渡しをすることが重要です。実務経験がない分、学習意欲や適応力を具体的なエピソードで示しましょう。

在職中に転職活動を進める場合、履歴書の作成時間が取りにくいのが正直な悩みどころです。通勤時間や休憩時間にスマートフォンで下書きを進め、まとまった時間に清書するなど、隙間時間の活用を工夫すると負担を減らせます。

本人希望記入欄の書き方

本人希望記入欄は「特になし。貴社規定に従います」と書くのが基本です。給与や勤務地について強い希望がある場合のみ、簡潔に記載します。ただし、細かい条件をずらずらと並べると、柔軟性に欠ける印象を与えかねません。

面接で条件面をすり合わせる機会は別途あるため、履歴書の段階では最低限の意思表示にとどめるのが無難です。どうしても外せない条件（勤務地の制約など）がある場合のみ、一言添えましょう。

アレルギーや持病など、業務上配慮が必要な事情がある場合も、この欄で簡潔に触れておくと入社後のミスマッチを防ぎやすくなります。ただし、必要以上に詳細な事情を書く必要はなく、面接の場で改めて相談する形で十分です。

提出方法別のマナー（郵送・メール・持参）

履歴書は書き終えた後の提出方法にもマナーがあります。提出方法別に気をつけたいポイントを表にまとめました。

提出方法	気をつけたいポイント
郵送	A4封筒に「応募書類在中」と朱書き、クリアファイルに挟んで折らずに送る
メール	PDF形式に変換し、ファイル名に氏名を入れる。本文に簡単な挨拶を添える
持参	封筒に入れたまま持参し、面接官から求められたら封を切って手渡す

メール提出の場合、Word形式のまま送るとレイアウトが崩れて表示される恐れがあるため、PDF形式への変換を忘れないようにしましょう。面接対策とあわせて準備を進めたい方は、転職面接のコツも参考にしてみてください。

郵送の場合は、封筒の宛名も横書きか縦書きかで書き方が変わります。縦書き封筒であれば「御中」「様」の敬称を正しく使い分け、担当者名がわからない場合は「採用ご担当者様」と記載するのが一般的です。切手の金額不足も意外と見落としやすいため、重量に応じた料金を確認してから投函しましょう。

添え状（送付状）を同封するメリット

郵送で応募する場合、履歴書・職務経歴書の前に添え状（送付状）を1枚添えるのがビジネスマナーとされています。必須ではありませんが、同封することで丁寧な印象を与えられます。

A4サイズ1枚に簡潔にまとめ、長々とした自己PRを書き込む必要はありません。メール提出の場合は、添え状の内容をそのまま本文に転用する形で問題ありません。

書き始める前に手元に用意しておきたい情報

いざ履歴書を書き始めようとすると、正式な学校名や資格の取得年月がすぐに出てこず、手が止まってしまうことがあります。書き始める前に、次の情報をメモにまとめておくとスムーズです。

特に会社の在籍期間や部署異動の時期は、記憶があいまいになりやすい部分です。前職の雇用契約書や源泉徴収票を手元に用意しておくと、正確な日付を確認しながら記入できます。

あわせて、応募先企業の事業内容や求める人物像もこの段階でメモしておくと、志望動機・自己PR欄を書く際にスムーズに反映できます。準備の段階で情報を整理しておくことが、結果的に完成度の高い履歴書につながります。

履歴書作成でやりがちなNG例5つ

ここまでの内容を踏まえ、しごとーる編集部が実際に見聞きした「もったいない履歴書」の共通点を5つにまとめました。1つでも当てはまる場合は、提出前に見直しましょう。

特に多いのが、複数社に応募する際に志望動機を使い回してしまうケースです。企業ごとに求める人物像は異なるため、少なくとも冒頭の一文は書き換えることをおすすめします。

もう一つ見落とされがちなのが、書き終えた履歴書を第三者に読んでもらわないまま提出してしまうことです。自分では気づけない誤字や、読み手にとってわかりにくい表現は、家族や友人に読んでもらうだけでも発見できることがあります。提出前のダブルチェックを習慣にしましょう。

書き方に不安が残るなら、書類のプロに一度見てもらう選択肢もある

ここまで基本ルールと項目別のコツを解説してきましたが、正直なところ、自分の書き方が本当に評価される内容になっているかは、自分だけでは判断しづらいのが実情です。若手ハイエンド層向けの転職サービスASSIGNでは、AIによるキャリアシミュレーションで自分の市場価値や強みを客観的に把握できます。

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MARCH以上の学歴層を主なターゲットとしており、22歳から35歳が対象です。アプリをインストールしてキャリア診断を完了させると、自分の強みが可視化され、履歴書の自己PR欄に書く内容のヒントを得られるのもメリットです。

一方で、対象年齢や学歴層に該当しない場合は診断内容が響きにくい可能性があります。正直なところ、誰にでも万能な仕組みではないため、自分の状況に合いそうか確認したうえで試してみてください。診断結果はあくまで自己分析の材料のひとつとして捉え、最終的な判断は自分自身で行うことをおすすめします。

履歴書と職務経歴書、それぞれの役割の違い

履歴書と職務経歴書は、どちらも選考書類でありながら役割が異なります。履歴書は氏名・学歴・職歴・資格など基本的なプロフィールを伝える書類であるのに対し、職務経歴書は実務でどんな成果を出してきたかを具体的に伝える書類です。

書類	主な役割
履歴書	基本的なプロフィール・経歴の事実を伝える
職務経歴書	実務経験・実績・スキルを具体的に伝える

特に中途採用の選考では、職務経歴書の内容が合否を左右する比重が大きい傾向にあります。書き方の詳細は転職の職務経歴書の書き方で解説していますので、履歴書と合わせてしっかり準備しておきましょう。

2つの書類は内容が重複しすぎないように書き分けることも大切です。履歴書の職歴欄には会社名や在籍期間などの事実を簡潔に、職務経歴書には担当業務の詳細や実績、身につけたスキルを具体的に記載する、という役割分担を意識すると、書類全体にメリハリが生まれます。

履歴書の書き方に関するよくある質問

Q．退職理由はどこまで正直に書くべきですか

ネガティブな理由をそのまま書く必要はありませんが、事実と異なる内容を書くのは避けましょう。「一身上の都合により退職」という表現を使いつつ、面接では前向きな転職理由に言い換えて説明できるよう準備しておくのが現実的です。

Q．職務経歴が多く、履歴書に書ききれません

履歴書の職歴欄はスペースが限られているため、会社名・部署・役職の変遷を簡潔にまとめ、業務の詳細は職務経歴書に譲る形で問題ありません。前章で紹介した職務経歴書の書き方も参考に、役割分担を意識して書き分けましょう。

Q．志望動機が思いつかないときはどうすればいいですか

企業の公式サイトや採用ページから事業内容・求める人物像を読み込み、自分の経験との共通点を1つ見つけるところから始めましょう。転職の志望動機の書き方で、具体的な作成ステップを紹介しています。

Q．写真は自宅で撮影しても問題ないですか

自宅撮影でも問題はありませんが、背景を無地にし、照明を工夫して顔色が暗く映らないようにする必要があります。仕上がりに自信がない場合は、写真館やスピード写真機を利用したほうが失敗を防ぎやすいでしょう。

Q．履歴書提出後、面接までにどんな準備をすればいいですか

書類選考を通過したら、履歴書・職務経歴書に書いた内容を見返し、面接で深掘りされても答えられるよう整理しておきましょう。面接そのものの対策は転職面接のコツで詳しく解説しています。

Q．履歴書のコピーは取っておくべきですか

提出前に必ずコピーまたはPDFデータを保存しておきましょう。面接で書いた内容と食い違いが出ないよう、面接前に見返す際にも役立ちます。複数社に応募する場合は特に、どの企業にどの内容を送ったか管理しておくことが大切です。

Q．転職エージェントを使うと履歴書の書き方も教えてもらえますか

多くの転職エージェントでは、キャリアアドバイザーによる書類添削サービスを提供しています。自分だけで判断せず、第三者の視点でチェックしてもらうことで、客観的に見た改善点に気づきやすくなります。

Q．履歴書と一緒に他の書類を求められることはありますか

企業によっては、健康診断書や卒業証明書、資格証明書のコピーなどの提出を別途求められる場合があります。応募要項に記載されている必要書類を早めに確認し、取得に時間がかかるものは前もって準備しておくと安心です。

Q．複数社に応募する場合、履歴書は使い回してもいいですか

基本項目やフォーマットは使い回して問題ありませんが、志望動機・自己PR欄まで完全に同じ内容にするのは避けましょう。応募先ごとに求める人物像は異なるため、最低限の書き換えを行うことで、選考通過率の底上げにつながります。

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まとめ

履歴書は基本ルールを押さえ、項目ごとのコツを意識するだけで完成度が大きく変わります。今日から見直しを始めて、自信を持って提出できる1枚に仕上げていきましょう。

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